業種・業態を問わずMicrosoft Teamsの導入が増えています。最初はテレワークをきっかけに導入した企業も多いのですが、その利便性にテレワークでもオフィスでもTeamsが欠かせなくなっているという声も多く聞かれています。今回は、実際にTeamsを活用している事例をいくつか紹介してみましょう。

社内メールをTeamsのチャットに変更してコミュニケーションを活性化

通信販売などを手掛けるA社は、コロナ禍で慌ててテレワーク開始することになったため、ツールの準備が間に合わず、これまで対面で行っていた社内のコミュニケーションをメールに移行することで解決しようとしました。しかし、その結果、社内メールが一気に増えてしまったことから、取引先の重要なメールを見落としてしまう、すべてのメールに目を通す時間がないなどの課題を抱えていました。

緊急事態宣言解除後もテレワークの継続が決まったため、A社は社内コミュニケーションツールにTeamsを導入することにしました。メールでやり取りしていた内容をチャットに置き換えたことで、膨大なメールに重要な情報が埋もれることがなくなったほか、メールよりも手軽にコミュニケーションできるため、テレワークで希薄になりがちなチームのモチベーションも高い状態で維持できるようになったといいます。

また、始業の挨拶時に本日の目標を記載し、終業の挨拶でその日の成果を報告するようにしたことで、Teamsをタイムカードや日報として利用できるようにしています。さらに、Web会議機能は会議に利用するだけでなく、1対１の電話の代わりにも利用しています。

共有ファイルをTeamsに集約して業務効率を改善

ソフトウェアの開発や販売を手掛けるB社では、「Web会議」「チャット」「オンラインストレージ」「メール」に、それぞれ個別のツールを利用していました。ところが、ツールの運用ルールを明確にしていなかったため、ファイルを共有する際、メール添付、チャットのタイムラインに投稿、オンラインストレージへのアップロードなど人によって方法がバラバラで、どこに最新のファイルが共有されているのかがわかりにくいという課題を抱えていました。

そこでB社は社内メールでのファイル添付を廃止し、ファイル共有にはTeamsを利用するというルールを定めました。必要なファイルはすべてTeamsで共有されているので、ファイルを探す時間を削減することに成功しています。また、ファイルを共有する際、チャットのタイムラインに簡単な説明を書くというルールを徹底することで、ファイルが共有された経緯や変更理由などもすぐに確認できるようになっています。

フィールドエンジニアのサポートに利用

ポンプやセンサーなどの機器を製造・販売するC社は、製品の販売後もフィールドエンジニアによって点検や修理などのサポートサービスを提供しています。それまでC社では、フィールドエンジニアが機器の設置してある現場に向かう前に、オフィスで指示書やマニュアルを印刷して現場に向かっていました。また、現場では画像を撮影し、オフィスに戻ってから作業報告書を作成するほか、不測の事態が発生した際には、現場から電話で上長に指示を仰いでいました。

C社ではオフィス勤務の従業員がテレワークに移行したため、フィールドエンジニアの作業報告などもTeamsを利用することにしました。スマートフォンで現場の画像を撮影し、Teamsのタイムラインに画像を投稿して作業報告もできるようにしています。また、現場でわからないことがあっても、Teamsで画像を共有し、リアルタイムで上長などチームメンバーのサポートを受けることができるようになりました。

民事訴訟でもTeamsを活用

日本の裁判所でも2020年2月から、民事訴訟手続きの争点整理において、Teamsを利用することができるようになっています。これまでも当事者が遠隔地に居住しているなどの理由がある場合、電話会議やテレビ会議システムを利用することはできました。しかし、電話会議では当事者や裁判官が互いに表情を見ることができず、テレビ会議は裁判所間でしか接続していないためテレビ会議システムの設置されている裁判所には出頭しなければならない、などの制約がありました。

遠隔地間の訴訟は出張を伴うため、移動時間や費用の負担が大きく日程調整も困難でしたが、Teamsを利用すれば場所を問わずに裁判手続きを進めることが可能になります。なお、争点整理においてTeamsの利用を可能にしたのは日本の裁判所が世界初です。