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メールをTeamsに転送して共有する

セキュリティなどの問題から内部はチャット、外部はメールという方も多いのではないでしょうか。
この場合、チャットとメール二つのツールを確認しなければならず、見落としがちです。
メールをチャットに転送できれば受信についてはチャットを確認すれば良くなり見落とすリスクが格段に減ります。
Teamsはメールを受信する機能がありますので、その機能を使ったチャットでの共有の仕方をご紹介します。

メール転送はチャネルのみ

メールを転送できるのはチームの中に作れるチャネルだけです。
チームや個人チャットには転送できません。
個人チャットにユーザーを追加したグループチャットにも転送できないのでご注意ください。

チャネルのメールアドレスの取得

チームとチャネルを作ったらメールアドレスを確認します。
右上の”…”をクリックするとメニューが表示されますので、「メールアドレスを取得」をクリックします。

するとチャネルのメールアドレスが表示されるのでコピーをクリックしてクリップボードに一時保存します。

メーラーにこのアドレスを登録して、タスク化したいメールなど必要に応じて送信すれば、チャットになります。

発信はメールと同じ

それではテストします。
基本的に転送することになるので同じになるようやってみました。
着信したメールはこのような感じです。メーラーはOutlookを使っています。

このメールをTeamsに転送します。
単純にメールで転送する操作なので説明するまでもありませんが、
アドレス欄にペイストするとこのようになります。

メールを送信するとチャットに着信します。即時ではなく多少タイムラグがあります。そしてこちらが着信したチャットです。

ルールを設定して自動で転送できる

今回は手作業でメールをチャットに転送しましたが、ルールを設定して自動でチャットに転送することも可能です。

当社の場合、社外からの問い合わせメールはグループ共有メールアドレスに入りますが既存のお客様とのやりとりには会社の個人アドレスを使うので、見落としたり対応しているのかどうかわからない、などの問題がありました。
個人アドレスで対応した場合、必ずグループ共有アドレスをCCに入れるなどルールがありますが入れ忘れてしまうこともあります。

この自動転送を使うとチャットになりアラートが出るのでほぼ見落とはしなくなりました。チャットの本来の特性である手軽なコミュニケーションのおかげで誰が対応しているかという確認もスピードアップしました。外部取引先との連絡にメールを使わなければならない場合に本領を発揮する運用です。

Outlook&TeamsとOffice365を運用している方は試してみてはいかがでしょうか?

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