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Teamsの会議予約をしよう

在宅勤務も慣れて、オンラインでの会議の機会も増えました。
オンラインでの会議はその場でつなぐより、予約をする方が多いと思いますのでそのやり方と注意点を見てみたいと思います。

予約は予定表から

予約は予定表から入力します。
Office365を利用されている方はoutlookの予定表からも入力できます。
やり方は両方とも同じで、予約したい時間をクリックするとダイアログが開きます。
参加者などを入力して「保存」とすると予約完了です。

outlook予定表からの予約

入力は前項のとおりです。
Teamsでの会議を予約する場合はダイアログのTeams会議スイッチをオンにします。


そうして、outlook、Teams両方の予定表に登録され、参加予定者に招待メールが発信されます。


参加時はこのメールの「参加する」をクリックするだけでTeamsのビデオ会議が立ち上がり、参加可能な状態になります。
立ち上がる時にアプリがインストールされていればブラウザで開くか選択することができます。
開催者自身にはメールが発信されませんので、予定表やリマインダーをクリックした先から参加します。

Teams予定表からの予約

outlookとほぼ同じですが多少違いがあります。
まず、Teamsからの予約はTeams会議のみの登録になります。
次にチャネルを設定する項目があります。
クリックすると自分が参加しているチャネルを選択できます。
プロジェクトでチャネルを作っていてその流れでの打ち合わせの場合、後からどのようなテーマの打ち合わせだったかわかるので便利です。


Teamsからの入力もoutlookと同じように両方の予定表に登録され、outlookで登録した時と同じメールが発信されます。
チャットツールで予約しているのでこちらはチャットに入ってくれるとありがたいのですが、チャネル指定しないとチャットの投稿には何も反映されないのでTeams中心にタスクやコミュニケーションを管理している方は不便かもしれません。

外部の人を招待することも可能。

テナントでの設定がされていれば取引先など外部の人を招待することも可能です。
その場合、必須出席者の欄にメールアドレスを入力します。
そうすると「保存」時に招待メールが外部の人に発信されます。
アプリがインストールされていれば会議を行うデバイスを選択できることは同じです。

outlookからとTeamsからと2種類の予約方法ありますが、Teasmよりもビデオ会議以外のスケジュールを入れられるoutlook予定表からの予約の方が便利になっていると思います。
会議の設定は各ツールも他人といきなりつながってしまうかもしれないなど不安になるものですが予定表から行うのはその不安が軽減されるので良いと思いました。

まとめ

・Teamsのweb会議の予約は予定表から
・outlookユーザーはさらにoutlook予定表からの予約設定が便利
・Teams予定表はweb会議予約専用

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