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Teamsのタスク管理(新しくなったPlanner)

今回はTeamsでのタスク管理をご紹介します。
Teamsのタスク管理はPlannerというアプリを使って行います。
このPlannerはプロジェクトチームなどグループでのタスク管理用で個人のタスクはTo doという別に提供されているアプリで管理しており、それぞれ別々に閲覧する必要がありましたが、最近統合され、閲覧は一画面でできるようになりました。
専用のタスク管理ツールと比較するとまだまだ改善の余地はあると思いますが、チャットや他のMicrosoft365アプリと連携すると変わらぬ利便性を発揮します。
当社での使用例も含めて使い方を見てみましょう。

アプリをツールバーに登録

タスク管理はすぐにタスクが入力できる状態になっていないと使いにくいので、必要な時に手早く表示できるように設定をしましょう。

Teamsはアプリを左バーにアイコン化して表示します。
並んでいるアイコンの一番下の点3つ(ミートボールメニュー)をクリックするとアプリ一覧が表示されます。

見当たらない時は検索してください。

Plannerをクリックしてください。
すると、一番下に配置されます。
ここで他のアイコンをクリックしてしまうと消えてしまい、再度、前の作業をしなければなりません。
面倒なので常に表示されるようにピン止めします。
アイコンを右クリックして、ピン留めするをクリックします。

これで左バーに固定されました。
よく使うアプリは固定しておくと便利です。

タスクを共有する。

前述は個人のタスク、To doです。
共同で作業する場合はタスクの共有、作業の管理者からすればタスクとして指示するなどが必要になります。
その場合は該当のチャネルにPlannerを設定します。
(MS風だと「プランを追加する」と言います)
上部タブ、一番右にある「+」をクリックするとアプリ一覧が表示されるのでPlannerをクリック、タブ名を入力して追加します。

追加するとタブ名が表示されるようになります。
タスク共有する作業が複数ある場合はそれぞれのチャネルで別々に上記設定をする必要があります。

タスクの登録は色々なところからできる。

Plannerで設定したものはアクセス権限のあるところならば、どこも連携しています。
左バーアイコンで表示したPlannerはこのように表示されます。

「自分のタスク To do」が自分に割り当てられているタスクになります。
上から
タスク…自分のTo doのみ
(チャネルが設定されているタスクは表示されません)
重要…優先度重要になっているタスク
(To doは表示されません)
計画済み…期限が設定してあるタスク
(To doもチャネルのものも期限があるもの全部)
自分に割り当て済み…チャネルに紐づいている自分に割り当てられているタスク
(To doは表示されません)
結構ややこしいですが、優先度高いもの、期限があるものなどよく考えるとこの条件でフィルターかけるな、という切り口になっています。
慣れると便利ですが、欲を言えば「自分に割り当てられたタスク全て」というメニューはある方がいいと思いました。
共有プランはそれぞれのチャネルごとのタスクになっています。

それぞれの分類どこでもできる。

どの分類からでもタスクの新規登録可能ですが癖があるため注意が必要です。
「タスク To do」はどのチャネルにも紐づかないので共有プランには表示できないことになります。
「重要」「計画済み」自分に割り当て済み」は「タスク」とは違い、ソースという項目があり、どのチャネルに紐づけるか選択できます。
割り当ては自動的に自分になります。
共有プランでは誰に紐づけるか選択できます。

なお、タスクを登録する際は、右のチェックをクリックして登録完了になります。クリック漏れにご注意ください。

タスクを割り当てる。割り当てられる。

指示、依頼でタスクに他の人を割り当てることができます。
その場合、共有プランが必要になるので、「タスクを共有する。」の項で説明した要領で作成しておいてください。
共有プランのタスク登録では担当者が選べるようになっていますので依頼をする人を選べば割り当てたことになります。

共有プランで新規タスクを登録すると、該当チャネルに通知チャットが入ります。

※自分に割り当てると自分の名前になります。

通知メールも来ます。

Plannerのタスク詳細はこのようになります。

詳細下部に割り当てた人が表示されます。
業務中ではめったにないとは思いますが、なんの前触れもなく急にタスクを割り当てられるとどんなタスクなのか内容を確認するのにちょっと面倒ですね。

チャネルを中心にコミュニケーションをして作業をする場合には非常に便利です。
ただし、Planner(タスク管理)とチャットが機能としては分離しているため、新規登録をチャット画面からタスク登録画面に移動しなければならないのは少し面倒です。
To do中心のタスク管理ツールとしては十分なのですが、せっかくならTeamsなどのアプリとの連携を強めて、チャットから画面遷移せずにタスクが新規登録できるとさらに便利になると思いました。
とは言え、タスクが自分に割り当てられた時の通知はMicrosoft365らしく、メールやチャットに入るので気付きやすく便利なので、Teamsをご利用の方は使ってみてください。

まとめ

・タスクが割り当てられた時の連絡が多彩で見落としにくい
・チャネルを利用した共同作業だと効果が高い
・チャットとのさらなる連携に期待

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