出社していれば、同僚が会社にいるのか外出中なのかはすぐに分かります。従業員の休みや行き先などをホワイトボードに記入して、管理・確認している企業もあるでしょう。

ところが、コロナ禍でテレワークになると、同僚がどこにいて何をしているのかが分からない、という悩みも。そんな場合に利用したいのが、Microsoft Teamsの「ステータス」機能。運用ルールを決めておくことで、自分の状態を周りに知らせたり、同僚の居場所やスケジュールが確認できるようになります。

ステータス（プレゼンス）の表示

各メンバーのステータスは、アイコン右下に小さな丸で表示されます。
この色を確認することで、在席中なのか、外出中なのかが分かります。

さらに、連絡の可否を確認したいときは、メンバーのアイコンにカーソルを合わせると、ポップアップ画面が表示され、ステータスの詳細が分かります。

チャット画面に表示されていないグループ内メンバーのステータスは、画面右上の「iマーク」をクリックすると表示されます。

ステータスは、TeamsやOutlookのカレンダーに連動して自動で変わります。例えば、PCがスリープモードになった場合は、［退席中］になりますし、Teamsで会議を行っている最中は［会議中］［発表中］になります。

また、急に忙しくなって応答が難しい状況のときは、手動でステータスを変更することも可能です。

ステータスの一覧は下表の通りです。

ステータスの変更方法

急ぎの業務などで、連絡がきてもすぐに応対できないときは、手動でステータスを変更します。

自分のアイコンをクリック→ステータス（連絡可能）をクリックして、ステータス選択の画面を開きます。

表示させたいステータスをクリックします。

［期間］をクリックすると、そのステータスを保ちたい時間も設定できます。時間を設定すると、設定時間になった時点で［連絡可能］に戻ります。

［取り込み中］などから［連絡可能］に戻すときは、［状態のリセット］をクリックします。

TeamsやOutlookに連動して［会議中］になっている場合などは、会議予定時間を過ぎると自動で［連絡可能］に戻ります。

詳細に自分の予定・行動を伝えたいときに便利なのが「ステータスメッセージ」機能です。

自分のアイコン→［ステータスメッセージを設定］をクリックします。

メッセージを入力し、期間を設定します。1時間、4時間、1日、1週間、カスタム設定から選択できます。途中で解除もできるので、少し長めに設定しておくといいでしょう。最後に［完了］ボタンをクリックします。

相手が自分のステータスを確認すると、入力したメッセージが表示されます。

［他のユーザーが自分にメッセージを送るときに表示する］にチェックを入れると、自分宛のメッセージ、自分にメンションを付けたメッセージを送る時点で、メッセージボックスの上にステータスメッセージが表示されます。

Outlookと連動させていて、Outlookで不在通知を設定した場合も、同様にステータスメッセージが表示されます。

［応答不可］を設定しているときでも、上長などの連絡は優先的に受けたいという場合は、優先アクセスを設定しておきます。

自分のアイコン→［設定］をクリックし、［設定］画面を開きます。
［プライバシー］を選択して、［優先アクセス］をクリックします。

［優先アクセスを管理する］で、常にメッセージを受けたい相手を追加します。

業務時間が自己裁量の職場や、外出や会議が多い業務の場合などは、Teamsのステータス機能、ステータスメッセージ機能をルール化しておくと、常に部署内の従業員の行動・業務が可視化されます。

また、休みの日や業務外の連絡を避けたい場合も、この機能を使えば相手に不在を知らせることができて便利です。