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Teamsのステータス機能を有効に使おう

出社していれば、同僚が会社にいるのか外出中なのかはすぐに分かります。従業員の休みや行き先などをホワイトボードに記入して、管理・確認している企業もあるでしょう。

ところが、コロナ禍でテレワークになると、同僚がどこにいて何をしているのかが分からない、という悩みも。そんな場合に利用したいのが、Microsoft Teamsの「ステータス」機能。運用ルールを決めておくことで、自分の状態を周りに知らせたり、同僚の居場所やスケジュールが確認できるようになります。

ステータス(プレゼンス)の表示

各メンバーのステータスは、アイコン右下に小さな丸で表示されます。
この色を確認することで、在席中なのか、外出中なのかが分かります。

さらに、連絡の可否を確認したいときは、メンバーのアイコンにカーソルを合わせると、ポップアップ画面が表示され、ステータスの詳細が分かります。

チャット画面に表示されていないグループ内メンバーのステータスは、画面右上の をクリックすると表示されます。

ステータスは、TeamsやOutlookのカレンダーに連動して自動で変わります。例えば、PCがスリープモードになった場合は、[退席中]になりますし、Teamsで会議を行っている最中は[会議中][発表中]になります。

また、急に忙しくなって応答が難しい状況のときは、手動でステータスを変更することも可能です。

ステータスの一覧は下表の通りです。

自分で設定した場合自動で設定された場合
連絡可能連絡可能
連絡可能、外出中
ステータスメッセージを設定している場合に[外出中]と表示されます。
取り込み中取り込み中/通話中/会議中
通話中、外出中
応答不可発表中/フォーカス中 フォーカス中は、ユーザーがカレンダーのMyAnalytics、InSightsでフォーカス時間を設定しているときに表示されます。
退席中/一時退席中退席中
オフラインオフライン どのデバイスにも数分間ログインしていないと、オフライン表示になります。
状態不明
外出中 Outlookで不在時の自動応答を設定したときに表示されます。

ステータスの変更方法

急ぎの業務などで、連絡がきてもすぐに応対できないときは、手動でステータスを変更します。

自分のアイコンをクリック→ステータス(連絡可能)をクリックして、ステータス選択の画面を開きます。

表示させたいステータスをクリックします。

[期間]をクリックすると、そのステータスを保ちたい時間も設定できます。時間を設定すると、設定時間になった時点で[連絡可能]に戻ります。

[取り込み中]などから[連絡可能]に戻すときは、[状態のリセット]をクリックします。

TeamsやOutlookに連動して[会議中]になっている場合などは、会議予定時間を過ぎると自動で[連絡可能]に戻ります。

ステータスメッセージの設定

詳細に自分の予定・行動を伝えたいときに便利なのが「ステータスメッセージ」機能です。

自分のアイコン→[ステータス メッセージを設定]をクリックします。

メッセージを入力し、期間を設定します。1時間、4時間、1日、1週間、ユーザー設定から選択できます。途中で解除もできるので、少し長めに設定しておくといいでしょう。最後に[完了]ボタンをクリックします。

相手が自分のステータスを確認すると、入力したメッセージが表示されます。

[他のユーザーが自分にメッセージを送るときに表示する]にチェックを入れると、自分宛のメッセージ、自分にメンションを付けたメッセージを送る時点で、メッセージボックスの上にステータスメッセージが表示されます。

Outlookと連動させていて、Outlookで不在通知を設定した場合も、同様にステータスメッセージが表示されます。

優先アクセスを設定する

[応答不可]を設定しているときでも、上長などの連絡は優先的に受けたいという場合は、優先アクセスを設定しておきます。

自分のアイコン→[設定]をクリックし、[設定]画面を開きます。
[プライバシー]を選択して、[優先アクセス]をクリックします。

[優先アクセスを管理する]で、常にメッセージを受けたい相手を追加します。

ステータスのルール化を

業務時間が自己裁量の職場や、外出や会議が多い業務の場合などは、Teamsのステータス機能、ステータスメッセージ機能をルール化しておくと、常に部署内の従業員の行動・業務が可視化されます。

また、休みの日や業務外の連絡を避けたい場合も、この機能を使えば相手に不在を知らせることができて便利です。

まとめ

・Teamsのステータス、ステータスメッセージで自分の業務状況を伝える
・会社・部署ごとにルール化して、テレワーク中の従業員の行動を可視化

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