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あらためておさらい!Microsoft Teamsの基本的な10のTips

Microsoft Teamsはさまざまな機能をもつコミュニケーションハブ。連携アプリも豊富で使用方法は広いのですが、まずはチャットを中心に基本的な使い方を確認しておきましょう。

1. チャットのメッセージ入力

Teamsのメイン機能であるチャット。1対1で行う「チャット」と、グループ内で行う「投稿」がありますが、使い方は同じです。

左の[チャット]を選択し、上部の[メンバー]欄にチャットしたい相手やグループを入力して指定します。

画面下部にある[新しいメッセージの入力]に文章を入力し、右下のをクリックするか、「Enter」キーを押すことでメッセージを送れます。

2. チャットの書式変更

文章を途中で改行したいときは、[Shift]+[Enter]キーを押します。

また、フォントサイズを変えたりハイライトを付けたりといった細かい書式設定をしたい場合は、をクリックすると、設定画面が表示されます。

3.チャットの引用

(引用)では、相手のメッセージをコピーして入れます。引用部分とそれに対するコメントの区別が一目で判断できるようになります。

4.チャットのリアクション

カジュアルなやりとりなら、文章の代わりに絵文字、GIF、ステッカーも使ってみたいものです。

5.コマンド

Teamsにはコマンド機能が搭載されています。画面上部の[検索]に「/(半角スラッシュ)」を入力するとコマンド一覧が表示されるので、そこから選択するか、または直接コマンドを入力します。

該当のチーム・チャネル画面に移動する「/goto」や、ページを検索する「/find」などを覚えておくと便利です。

6.ショートカットキー

作業の時短を図るなら、ショートカットキーを覚えておくこともおすすめします。コマンドで「/key」を入力すると、ショートカットキー一覧が表示されるので確認してみましょう。

ほかのMicrosoft Officeアプリとも共通のものが多いので、普段からショートカットキーを使用しているならおなじみではないでしょうか。

7.ファイル共有

投稿画面からファイルを共有できます。チャットのをクリックし、Teams内またはPCからファイルをアップロードします。

ファイルがアップロードされたら、右下のをクリックするか、「Enter」キーを押します。このとき、メッセージを同時に入力することもできます。

ファイル名が画面に表示された時点ではまだ相手やチームには共有されていないので注意が必要です。相手やチームに送信されると自分のメッセージの左に縦線が表示されるのでそれで確認できます。

共有されたファイルは、[ファイル]画面にも表示されます。直接この画面にアップロードすることも可能です。

ファイル画面で共有されているファイルは、Teams上で更新できるため、チーム内での共同作業に便利です。

8.音声通話・ビデオ通話

チャットでは細かいニュアンスが伝わりにくいときは、Teamsから音声やビデオでの通話ができます。

画面右上のをクリックして相手を呼び出します。通話のメンバーを追加したいときはをクリックします。

9.Web会議

グループ内メンバー全員で、Web会議を開催することができます。これはチャット画面からのビデオ通話と同様の機能です。

チーム画面の右上の[会議]をクリックして開始します。

Microsoft 365のプランによっては、Outlookから会議の設定を行い、事前に参加者に通知することもできます。

10.グループ・チャネル

Teamsのメリットの1つは、グループとしてプロジェクトメンバーを管理できることです。グループ内のメンバーのみに情報が共有されるため、必要な情報のみを共有できるうえ、情報漏えいのリスクも低減されます。

チームの配下にはチャネルの設定ができるので、案件ごとに分けておくとさらに管理が楽になります。

まとめ

・1つのチャットメッセージで改行するときは[Shift]+[Enter]キーを押す
・書式設定の方法や、コマンド・ショートカットキーを覚えておくと便利
・電話機を使わず、Teamsで音声・ビデオ通話が可能

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