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大事な情報をまとめておける、TeamsのWikiを使いこなす

Teamsは、チャットツールとしてもWeb会議ツールとしても優れた機能をもっていますが、難点は過去の会話が埋もれてしまいがちなことです。これを補うのがTeamsの機能のひとつであるWikiの活用です。過去のチャットでのやりとりやWeb会議での重要な内容はWikiを使ってまとめておくと、後から簡単に検索ができます。また、チームでの情報共有もWikiで整理しておくと、いつ誰が見ても分かりやすいポータルになります。

そもそもWikiとはどういう仕組みのもの?

Wikiというのは、HTMLやCSSを知らなくても簡単にWebページが構築できるシステムのこと。複数の人で管理することが想定されていて、このWikiを利用した有名なサイトにWikipediaがあります。

TeamsのWiki機能も同様で、チームに属するメンバーなら誰でも執筆、編集ができることが特徴。例えば、こんな使い方をしている企業があります。

システムを構築しているベンダー
数十人~数百人のプロジェクトを行う、あるベンダーではWikiで簡単な作業マニュアルを作成しています。SharePointやTeamsに格納した細かいスケジュール表や各種資料はリンクですぐに開けるように設定。「作業内容や進捗について調べたいときは、まずTeamsのWikiを見る」ことをルール化しています。

作業を進めるうえで、マニュアルの内容に変更がある場合は担当者がアップデートし、コメントを残しています。

企業内のシステム管理部
社内でよく問い合わせのあるPCやアプリの使い方などをWikiにまとめています。この蓄積により、FAQとして閲覧できるようになっています。

中小企業の総務兼人事部
社内規定や経費精算のルールなどをWikiに掲載しています。Wikiは、チャット同様にメンション(@名前)が付けられるのもメリット。コロナ禍でその都度変わる細かい社内ルールの変更もWikiをアップデートし、該当する人にメンションで通知を送ることで社内掲示板のような役目を果たします。

Wikiの基本的な使い方

・コンテンツの作成・編集
[Wiki]タブをクリックすると、[無題のページ]、[無題のセクション]が表示されています。それぞれ、文字列をクリックすると文字列を編集できます。

セクションの下をクリックして、コンテンツを追加していきます。
文字を入力すると、編集メニューが表示されます。

編集メニューでは、文字を太字、イタリック、色付きにしたり、アンダーライン、取り消し線を追加したりできます。また、スタイル(見出し1、見出し2、見出し3、段落、等幅)への設定や、インデント、箇条書き、段落番号、画像挿入、表挿入ができます。

・リンクの設定方法
編集メニューの中のリンク機能も覚えておきましょう。ここでは、Teamsのファイルへリンクを張ります。

リンクで開きたいファイルを選択し、画面上部の[リンクをコピー]をクリックします。または、該当のファイルを右クリックし、表示されたメニューから[リンクをコピー]をクリックします。

[リンクを取得]画面が表示されたら、[コピー]ボタンをクリックします。

Wikiに戻り、リンクを挿入したい箇所にカーソルを合わせてから、編集メニューのをクリックします。

[表示するテキスト]欄に、Wiki上に表示させる名称を入力し、[アドレス]欄に[リンクを取得]でコピーしたアドレスをペーストして、[挿入]ボタンをクリックすれば、リンクが挿入されます。

・セクションの追加
セクションを増やしたいときは、[+]をクリックします。

[+]が表示されていないときは、セクション内の任意の箇所をクリックしてみてください。

・Wikiメニューの表示
セクションが増えてきて、ツリー状に表示したいときは画面左上のをクリックします。表示された画面(Wikiメニュー)では、新しいページの追加もできます。

セクション名の右に表示されるをクリックすると、セクションのリンクのコピー、セクションの移動・削除ができます。

Wiki画面でチャットもできる

チーム内のチャットを、[Wiki]画面でも行えます。Wikiの内容についてディスカッションし、その履歴を残したい場合などに利用すると便利です。

セクション名の右に表示されるをクリックすると、[会話]画面が表示されます。

使い方は、Teamsのチャット画面と同じです。この画面でチャットした内容は、[投稿]画面にも表示されます。

[会話]画面を閉じてもチャット履歴は残り、セクション名の右に表示される をクリックすると、いつでも確認できます。

Wikiの利用で気をつけたい点は

Wikiは誰でも簡単に編集できるのがメリットですが、誰かが誤って情報を変えてしまう可能性もあります。そのため、編集・追加した際は、その箇所にイニシャルや名前、日付などを記入する、チャットに編集した旨を残すなどの運用ルールを定めておきましょう。

まとめ

・Wikiはチーム内の誰でも記入・編集が可能
・重要な内容をまとめておくのに便利
・リンク機能で、関連する資料へのアクセスも簡単

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