コロナ禍によって多くの企業でテレワークが増加し、オフィスの人数を減らす傾向にあります。そんな状況の中で新たな課題となっているのが、電話対応や郵便物の処理などオフィスで発生する業務です。オフィスにいる少ない人数でそれらの業務に対応する結果、集中力が途切れ、業務の効率を妨げる結果になっています。そんな中で注目されているのが、電話代行サービスと郵便物転送サービスです。

電話代行サービスとは

コロナ禍によって出社する人数の割合を制限し、オフィスの人数が半分以下になったという企業も少なくなりません。その結果、少ない人数で電話対応をすることになり、電話対応のために作業が頻繁に中断されるというケースも増えています。

さらにテレワーク中の社員宛ての電話の場合は、電話を受けた社員がメールなどで電話があった旨を伝える作業が発生します。ちょっとしたことですが、そういった作業が何件も積み重なると、業務効率も低下してしまいます。

そんなときに電話代行サービスを利用すれば、電話対応という負荷から解放され、さらにセールスなどの迷惑電話で作業を中断されることも少なくなります。

例えば、株式会社うるるが提供する電話代行サービスの「fondesk」を例にすると、まず電話がかかってくると、オペレーターが受け、担当者が不在であることを伝えたうえで、相手の名前、連絡先、用件、折り返しの要・不要などを確認します。そして、その内容をChatwork、Microsoft Teams、Slack、LINE worksなど契約者が使っているツールに通知してくれるのです。

これにより担当者は内容を確認のうえで、自分のタイミングで折り返しの電話をすることができ、業務効率化を図ることができるのです。

出典：「Chatwork 電話代行」（https://pf.chatwork.com/reception/）

電話代行サービスにはさまざまなオプションがある

一口に電話代行サービスといっても、対応範囲、対応時間、対応言語、対応品質などもさまざまであり、オプションサービスによって対応できる範囲も広がります。

例えば、セミナー申し込みの受付、クレーム対応を含むコールセンターの代行などを提供しているサービスもあれば、24時間365日対応のサービスもあります。24時間対応であれば海外の取引先の時間に合わせた対応ができるため、グローバルでビジネスをしている企業にはぴったりのサービスとなります。また、グローバルという点では英語をはじめ中国語、スペイン語、ポルトガル語などさまざまな外国語に対応しているサービスも増えています。これらを活用することで、企業の海外展開を加速させることができるのです。

その他には不動産業、保険業、弁護士や税理士などの業種に特化したプランを提供しているサービスもあります。変わったところでは、専門のオペレーターっぽくないことを特徴にしているサービスもあり、いかにも電話代行という雰囲気を出したくない企業に人気となっています。

このように電話代行サービスにはさまざまなオプションがあり、それぞれの企業のニーズに応じて選ぶことになります。

郵便物転送サービスを利用する企業も増加

コロナ禍によって、もう一つ注目されているサービスが郵便物転送サービスです。

郵便物転送サービスを使うケースとして増えているのが、リアルなオフィスを解約し、バーチャルオフィスサービスに申し込み、郵便物を転送するというケースです。

バーチャルオフィスには様々な種類があり、単に私書箱を提供しているサービスでは、郵便物や宅配便を受け取るだけなので、担当者が取りにいかなければなりません。私書箱＋郵便物転送サービスを利用すれば特定の住所に転送してくれます。

その他にもバーチャルオフィスには、電話代行サービス、企業の登記サービス（バーチャルオフィスの住所に企業の登記を可能にする）、会議室のレンタルサービス、シェアオフィスなどさまざまなサービスが提供されています。

もちろん、オフィスは残したまま、バーチャルオフィスの郵便物転送サービスや電話代行サービスを利用することも可能です。あるいは、テレワークはメインにするものの、物理的なオフィスは必要ということであれば、郵便物転送サービスのあるレンタルオフィスのサービスを利用するという選択肢もあります。バーチャルオフィスを提供している業者は、レンタルオフィスのプランも提供していることが多いので確認してみると良いでしょう。

まとめ

オフィスに人がいなくても電話代行サービスで機会損失を防ぐことができる
電話が掛かってきたことを、ビジネスチャットやメールの通知で確認できる
郵便物転送サービスを利用すればオフィスに出勤しなくても書類を受け取れる