テレワークを始めてみたものの、従業員同士のコミュニケーションが滞りがちで、なかなか思うように業務効率が上がらないという声をよく耳にします。仕事の場所が変わっただけなのに、どうしてコミュニケーションが不足してしまうのでしょうか。

ソロワークとコラボレーションワーク

テレワークでは、誰かに話しかけられることがないので、集中して作業ができると感じる人は多いのではないでしょうか。
その一方で、同じオフィスにいたら気軽に相談できたことも、相手の状況が分からないため相談しにくくなって、一人で抱え込んでしまうこともあります。
現代の私たちの仕事は、一人で黙々と作業を進める「ソロワーク」と、チームで協力して何かを生み出す「コラボレーションワーク」の２つに分類することができます。
ソロワークは集中して仕事ができる環境があれば、どこでも仕事ができます。しかし、コラボレーションワークは、他のメンバーとのコミュニケーションが不可欠なので、メールや電話、オンライン会議だけでは不便に感じてしまうことも多いのです。

コラボレーションワークに必要なツールとは

まとまった情報を共有するなら、メールは有効な手段です。関係するメンバーを、TOやCCで指定して一斉に送信すればいいだけです。資料やドキュメントのファイルも、簡単に共有することができます。
ところが、メールでディスカッションすると、短時間に大量のメールが飛び交います。未読メールがあまりにも多いと視認性が下がるため、後から見た人は重要そうに見えるメールだけ読み、残りは放置してしまうことがよくあります。
電話は1対１の相談や話し合いであれば有効な手段ですが、複数のメンバーとのやり取りには使えません。
オンライン会議はメンバー全員で時間を調整する必要があるため、頻繁に開催するのは難しく、今すぐに相談したいことがあるときには向いていません。

このように、それぞれのコミュニケーションには、得手不得手があります。これらの間を埋めるコミュニケーションツールとして、注目されているのがビジネスチャットです。
メールや電話よりも敷居が低く、会話するようにやりとりができます。リアルタイム性もありますが、後から参照して意見を述べることもできます。チャットの記録は残るので、メモを別に取る必要もありません。このようにチャットは、コミュニケーション頻度を上げ、アイデアを出しあうコラボ―レーションワークに最適なツールといえるでしょう。

チャットによるコラボレーションワークで新たなビジネスを創出

新製品開発のプロジェクトを例にとってみましょう。製品企画部のA氏はチャットに「新製品開発」と名前を付けた「チャンネル」というテーマを決めた話し合いのスペースを作成し、企画書などの資料を共有します。次に開発部門、マーケティング部門、営業部門、販売パートナーなどの社内外の関係者をチャットに招待し、新製品の企画について意見を求めます。
チャットの参加者は、設計や開発にかかる工数や期間、コスト、市場調査、顧客からのフィードバックなどそれぞれの立場の視点から情報を提供し、ディスカッションを通じて企画をブラッシュアップし、試作品の改良につなげていくことができるのです。
このようにチームメンバーがどこで働いていても、ビジネスを止めずに社内外のメンバーとコラボレーションできるビジネスチャットは、コミュニケーションの不足を解消し、新しいことを始める有効な手段となり得るのです。

まとめ

業務には1人で作業するソロワークとチーム作業のコラボレーションワークがある
コミュニケーションが活発化すればコラボレーションワークの効率も向上する
コラボレーション環境の充実は新しいビジネスを創出するチャンスにつながる