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テレワークについて考えてみました

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テレワークで取り入れたいコミュニケーションの工夫とは

一般的にテレワークではコミュニケーションが不足すると言われています。
チャットやオンライン会議のツールを導入したが、上手くつかいこなせずに期待したほどの効果が得られていないという企業も多いのではないでしょうか。
マネージャーなどの管理職は、「仕事に支障はないか」など“漠然とした不安”を感じるかもしれません。あるいは部屋に籠ったまま仕事をすることで、“孤独感”を感じてしまう人もいます。
そんなテレワークの課題は、コミュニケーションの工夫で解消できることがたくさんあります。

状況”を積極的に共有しよう

テレワークで発生するさまざまな問題の多くは、相手の姿が見えないことで“状況”が伝わりにくいことに起因しています。
たとえば部下に仕事を任せた上司は、進捗状況に不安を抱いているかもしれません。しかし、仕事を任された部下が状況を細かく報告すれば、上司の不安を取り除くことができます。
なんらかのトラブルに直面しても、早めに報告すれば周囲のフォローも期待できます。また、体調不良など仕事に影響が出そうな状況も共有しておけば、レスポンスがなくて「サボっているのか?」などの誤解を避けられます。
このようにテレワークでは、状況を共有することで関係者の不安を取り除き、不要な摩擦を避ける効果があります。

目標や成果物を明確にしよう

仕事の現状を正しく把握して共有するには、あらかじめ仕事の目標や期待される成果物に関する詳細を明確しておく必要があります。
「担当者」「業務内容」「成果物」「期限」「進捗状況」「抱えている課題」といった情報を可視化することで、自分はどのようなアクションをいつまでにしなければならないのかが明確になります。
チームの誰が何をしていたのかを可視化するには、日報や週報も有効です。課題やタスクの管理が難しいようであれば、課題管理ツールやタスク管理ツールを使って、仕事の進捗や状況を管理することも有効です。
これらの情報は、仕事を依頼した側と依頼された側だけでなく、チームメンバー全体で共有しておくと、誰かが困ったときにはフォローしやすくなり、チーム内の信頼関係も良好になります。

ON/OFFの切り替えを宣言しよう

テレワークは通勤する必要がないため、仕事とプライベートのON/OFFを切り替えられず、体調不良になったり、気付いたら長時間労働になってしまっている人も増えています。
テレワーク中でも決まった時間に起床して身支度を済ませ、就業開始時にはメールやチャットなどで「おはようございます」と挨拶をすることで気持ちを切り替えることが重要です。
同じように、休憩や終業もメリハリが大切です。「昼休みにします」「xx分ほど休憩します」「休憩から戻りました」「今日は業務終了します」などを周囲に宣言し、状況の共有と同時に気持ちも切り替えるようにしましょう。

ポジティブな発言を心がけよう

発言者の表情が見えず、声のトーンもわからないチャットには、細かいニュアンスが伝わりにくいという特性があります。
そのため、軽い注意や依頼のつもりで発言した内容が、相手には強い叱責や命令のように感じられてしまうことがあります。
否定的(ネガティブ)な発言を肯定的(ポジティブ)な表現に言い換えるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。
たとえば「暗号化していないファイルをメールに添付しないでください」よりも、「メールの添付ファイルは暗号化した方が安全ですよ」のように、より良い方法を提案する表現の方が柔らかい印象になります。
仕事の依頼でも「xx日までにこの仕事をやってください」と命令するよりも、「xxまでにこの仕事できますか?」といった確認の形をとる方が無難です。
スタンプや顔文字には表現を和らげる効果があるため、積極的に利用している企業もたくさんありますが、あくまでも仕事用なので多用は控えましょう。
また、うまくニュアンスが伝わらず、誤解されたかもしれないと思った場合には、あまり時間をおかずに、オンライン会議や電話でフォローしましょう。
時間が経過してしまうと、ネガティブな印象を払拭することが難しくなってしまいます。

レスポンスは素早く、ただし相手には求めない

テレワークでは、積極的に発言することが重要です。自分から発言するのは苦手という人も、聞かれた事にレスポンスすることは難しくありません。
普段から他の人の発言を気にかけ、素早いレスポンスを心がけるようにすると、自然とチャットやオンライン会議で発言できるようになっていきます。
ただし、他の人にも素早いレスポンスを求めることは避けましょう。
相手は集中して作業しているかもしれませんし、お客様と電話をしているかもしれません。
相手の状況を把握しにくいことを理解し、急いで回答が必要な場合には、いつまでに必要なのか期限を明確に伝えましょう。

雑談も仕事のうち

仕事とは関係のない雑談はNGと思われがちですが、雑談には気持の切り替えや、チーム内の信頼関係を構築する効果もあります。
オフィスで仕事をしていれば、それほど意識することなく、誰かと雑談する機会があります。
ところが、テレワークは他の人の状況が見えないため、仕事と関係のない雑談はしにくい雰囲気があり、“孤独感”や”不安感”に繋がってしまうこともあります。
テレワークでは、雑談も有効な情報共有や気分転換の機会ととらえ、雑談専用のチャンネルを作るなどの工夫をすることをおすすめします。

オンライン飲み会で孤独を解消?

雑談以外にも、オンライン飲み会やオンラインお茶会などを実施し、チーム内コミュニケーションの活性化を図っている企業もあります。
ただし、親しい友人との飲み会とは異なるため、参加にストレスを感じる人も少なくありません。
そのため、会社が主催するオンライン飲み会は短時間ですませ、そのあとは自由に二次会のオンライン飲み会に突入するといったケースもあるようです。
また、サークル活動や趣味の集まりに、オンライン会議のシステムを開放している企業もあります。
あるベンチャー企業では、終業後にオンラインで会話をしながら、一緒にネットゲームに興じるといった活動をしている人もいるそうです。
どのような活動を会社の仕組みで開催するかは企業ごとに異なりますが、孤独や不安を感じやすいテレワークという働き方の中でチームの信頼関係を構築するには、コミュニケーションツールの積極的な活用は不可欠です。

まとめ

・自分の状況を積極的に周囲に共有しよう
・目標や成果物の情報は可視化してチーム内で共有しよう
・チャットの発言はポジティブな表現を使うように心がけよう

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