当社では販促用小冊子の作成を制作会社と共同作業で行っています。
メールや訪問で打ち合わせしていましたがチャットに変えました。

メールは大容量ファイルが送れない

メールを利用していたことは前述しましたが、小冊子制作は画像ファイルを多くやり取りするため、メール添付では送れないことがが多くありました。
これはトラフィックの渋滞を防ぐために通常、送り側、受け側双方で制限をかけているためです。
その場合、ファイル転送サービスを利用するわけですが、アップロードし、メールを送る、と作業は手間がかかり、何度も修正が入ると非常に面倒でした。

メールは大ちょっとした問い合わせでも「お世話になっております」から

こういった制作上のやり取りですと、メールを送った直後にちょっとこれだけ聞いておきたいなど、何度もメールすることがあります。
一言二言のメールが連続することになり、まとめた方が良いのではないかと考えたりします。
しかし、伝達の遅れはスケジュールの遅れやクオリティに影響するのでメールを送らなければなりません。
結果的に相手に対する申し訳なさと毎回定型文を入れることにストレスを感じていました。

情報の共有の問題

制作は社内でもチームで行うのでやり取りは共有しなければなりません。
共有のグループアドレスもありますが専用ではなく他のメールと混じるので非常に使いにくいです。
さらに前述のちょっとしたやり取りはさらにやりにくくなるので結局個人アドレス利用になり、それを必要な人か共有アドレスに転送することになります。

チャットにすると解決

チャットにするとすべて解決します。
チャットグループに参加しているメンバーにはすべて見えるので共有されますし、大容量ファイルの送付もストレージが付いているものが多いのでスムースです。
チャットは元々短いやり取りに向いているツールなので一言二言のやり取りも問題ありません。
さらに誰に対してなのか選択するだけですのでビジネスメールのような書式も必要ありません。
チャットを利用することとしました。

しかし、セキュリティの問題があった

当社は社内はMS teamsを利用しています。
まずはteamsでの社外とのやり取りを検討しましたが、通常の管理者メニューでは全体でのゲスト許可・不許可の設定しかなく、許可すると必要のない当社社員とつなげることが可能になってしまうため問題があります。
加えてteamsは共有ストレージもついているため、ちょっとした操作ミスでもファイルが一気に丸見えになってしまうリスクもありました。
より細かく設定できる方法やサードパーティー製のOffice365設定用ツールなどを利用すれば細かい設定も可能なようですが主に管理工数の面から実現できませんでした。

※2020年7月時点の情報です。今後のアップデートにより改善する可能性あります。

チャットツールを分ける運用

そこでチャットツールを分けて行うことを検討しました。
teamsでの問題がクリアできるツールとして選んだのがChatworkです。
管理ツールから参加グループ（Chatworkではroom）のみに閲覧権限を設定できるので共有ストレージや他のユーザー情報などが共有されることはありません。
これでセキュリティ面を管理する情報システムからも許可もらい、一緒に進めることができました。

取引先との打ち合わせが大変スムースになった！

Chatworkをteamsと分けて導入したことで前述の課題点はすべて解決しました。
加えて、タスク管理が付いているChatworkを導入したため、制作会社とタスクを共有できることになり非常に重宝しています。
メール誤配信のリスクも減り、セキュリティ面も強化できました。

まとめ

よく打ち合わせをする取引先との連絡はチャットが便利
誤配信などが減り、導入前よりセキュリティもアップ
コスト増にはなるが、それ以上のメリットがある。
社外と制作物やプロジェクト単位で打ち合わせを行う場合はタスク管理のできるChatworkが絶対お勧め。