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いまさら聞けないWeb会議のキホン

テレワークが広まるにつれて社内の打ち合わせやお客様との商談をWeb会議でおこなう機会が増えています。対面の会議とはまったく違う作法にとまどうことも多いのではないでしょうか。そこで私たちなりにWeb会議の経験から学んだ「Web会議のキホン」をまとめてみました。

1.できるだけWeb会議をしない

いきなり身も蓋もない話だと感じるかもしれませんが、Web会議をできるだけしないように心がけましょう。テレワークでのメインのコミュニケーション手段はテキストベースのチャットです。Web会議は対面の会議よりも効率的に行えるとはいえ、それでも参加者のスケジュール調整や準備など手間がかかって非効率。何かをメンバー同士で決める必要がある場合やアイデアを出し合いたい場合など、テキストベースのコミュニケーションでは不都合があるときだけWeb会議を行うようにします。

2.事前に会議の議題を準備する

Web会議だけでなく会議全般に言えることですが、会議をする場合は必ず事前に議題を準備しましょう。Web会議のスケジュールを調整したら参加者にあらかじめ議題を共有します。そうすることで何のために開催される会議なのか明確になりますし、会議での話が散漫になるのを防ぐことができます。

3.マイクなどの機材は適切なものを使う

パソコンの内蔵マイク・スピーカーを使うのはやめましょう。必ずヘッドセットマイクを使います。特にノイズキャンセリングマイクを使うと生活音や周りの話し声などの雑音をカットできるのでWeb会議の他の参加者への配慮になります。同じ部屋に複数の人がパソコンを持ち込んでWeb会議する際にスピーカーマイクではハウリングを起こすことがありますが、ヘッドセットではこれを防げます。また、Zoomには「背景雑音を抑制」という機能がありますので設定画面を確認してみてください。この機能をオンにするとパソコンの打鍵音などの周囲の雑音をZoomがカットしてくれます。ただしパソコン内蔵マイクを使っている場合にはノイズと人間の声をうまく区別できず音質がおかしくなる場合がありますので、やはりヘッドセットマイクを使った方が良いでしょう。

4.参加者全員が同じくWeb会議をする

Web会議の参加者の一部が複数人で会議室などの物理的に同じ空間から参加することがありますが、Web会議の参加者は全員それぞれ個別の端末から参加するようにしましょう。会議のディスカッションがどうしても物理空間にいる人たちに偏ってしまうからです。参加者全員が平等に同じ条件で発言できるように会社にいる人も全員がオンラインでそれぞれ自分の端末から参加しましょう。

5.マイクのミュート状態を常に意識する

自分が発言しないときはかならずマイクをミュートにしましょう。ノイズキャンセリングマイクを使っていたとしても余計なノイズが入って他の参加者に不快感を与えてしまうかもしれません。そして自分が発言する際にはミュートの解除を忘れないでください。Zoomなどは自分のマイクがミュートかどうか表示されていますので常にマイクの状態を意識しましょう。

6.対面の会議より少しおおげさに振る舞う

画面越しではなかなか相手に空気が伝わらないものです。特に自分が発言していないときはマイクをミュートにしているのであいづちやリアクションが音声で伝えられません。うなづいたりOKのジェスチャーなどはカメラ越しでも伝わるよう少し大げさにするぐらいがちょうどよいでしょう。

7.発言は簡潔に、かつ積極的に

Web会議では基本的に発言者だけがマイクをオンにして話すので一方的に話すことが多くなります。そのためあまりにも長々と回りくどい発言をしていると活発な議論になりにくくなってしまいます。要点のみを簡潔に発言することで参加者同士が議論しやすくなります。また、対面の会議と異なり参加者が会議の内容を理解しているのか画面越しには分かりづらいためできるだけ全員が積極的に発言しましょう。司会をする人はすべての参加者が発言できるように促してください。

まとめ

・Web会議は同じ空間にいないからこそ相手への配慮が大事
・きちんと事前準備をしましょう
・いつもより少しだけ大げさに、積極的に参加しましょう

普段のコミュニケーションを見直すことによって会議時間そのものを削減しませんか?

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