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Web会議のブレストにも最適!「Microsoft Whiteboard」を使ってみよう(前編)

テレワークの普及でWeb会議の機会も増えていますが、ブレインストーミングなどのディスカッションでホワイトボードを使いたいと思うことがあるのではないでしょうか。そんなときに便利なのが、マイクロソフトが提供する「Microsoft Whiteboard」です。これを使えばTeamsでWeb会議をしながら、参加者がオンライン上のホワイトボードに書き込みをし、それを共有しながらスムーズに会議を進めることができるのです。

マイクロソフトアカウントがあれば誰でも無料で利用できる

Whiteboardのアプリには、Webブラウザから利用するWebアプリ、Windows版、iOS版の3種類があります。

Webアプリは、Windows版やiOS版よりも機能が制限されているので、Whiteboardの機能をフルに活用するなら、Windows版かiOS版を利用することをお勧めします。なお、2021年1月の時点ではAndroid版はリリースされていないので、AndroidデバイスではWebアプリを利用することになります。

以下のWhiteboardのサイトからも、アプリをダウンロードできるストアにアクセス可能です。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app

Whiteboardに書き込まれた内容は、他のユーザの画面にもリアルタイムで反映されるので、物理的に離れているチームメンバーとも直感的に情報のやり取りが可能です。マイクロソフトのアカウントがあれば誰でも無料で利用できるので、ブレインストーミングやオンライン授業などに活用することができます。

さらにホワイトボードに書かれた内容は自動的にクラウド上に保存され、いきなりアプリを終了しても内容が失われることはありません。

また現実のホワイトボードと違い、書き込むスペースに制限がありません。ホワイトボードそのものをスクロールして、空いているスペースにどんどん書き込んでいくことができます。

Whiteboardの基本の使い方

ダウンロードしたWhiteboardを起動すると、ホワイトボードの選択メニューが表示されます。「新しいホワイトボードの作成」をクリックして新規のホワイトボードを作成するか、既存のホワイトボードをクリックすればホワイトボードが表示されます。

Windows版のWhiteboard

表示されたホワイトボードには、画面中央下ツールバーが表示されています。このツールバーでモードを切り替えながら、ホワイトボードにさまざまな情報を書き込んでいくことになります。Whiteboardには、「通常モード」と「手描きモード」の2つのモードがあり、起動直後は通常モードになっています。

起動直後は通常モード

通常モードのツールバー左端にある「手描きモードに切り替える」アイコンをクリックすると、手描きモードに変更し、アイコンも手描きモード用のツールバーに変化します。手描きモードのツールバーで、左端の「手描き入力を終了する」アイコンをクリックすれば、再度通常モードに戻ることができます。

通常モードのツールバー
手描きモードのツールバー

通常モードでできること

通常モードのツールバーには、「テキストの追加」「メモの追加」「画像メニュー」「挿入メニュー」があります。

[テキストの追加]
ホワイトボード上にテキストボックスを配置し、キーボードからテキストを入力します。テキストボックスの内容は後から編集することも可能です。フォントを変更することはできませんが、テキスト入力後に色を変更することは可能です。また、フォントのサイズは、テキストボックスのサイズを変更することで変わります。

テキストの追加。テキストボックスのサイズを変更すると、フォントも自動的に拡大する。
テキストは色を変更することも可能

[メモの追加]
付箋のようなメモを張り付けることができます。メモにはテキストを入力することができます。メモの背景色は変更可能ですが、文字の色やサイズは変更できません。このメモには、「いいね!」を付けることもできます。

ホワイトボード上に追加されたメモ
メモの背景色は変更可能

[画像メニュー]
画像を挿入するためのメニューです。デバイス内のライブラリにある画像、Bingイメージ、カメラのいずれかを選択し、ホワイトボード上に画像を挿入します。

画像メニュー
Bingイメージ
メニューから画像を選択するとホワイトボード上に挿入される

[挿入メニュー]
画像以外のオブジェクトを張り付けるメニューです。クリップボードの内容を挿入する「貼り付け」、メモをグリッド状に配置できる「メモグリッド」をはじめ、「リスト」「フォローアップリスト」「テンプレート」「PDF」「Word文書」「PowerPointドキュメント」などをホワイトボード上に挿入できます。

挿入メニュー
「メモグリッド」「リスト」「フォローアップリスト」

TeamsからWhiteboardを利用する

Teamsのアプリ内でもWhiteboardを利用できます。Teams内で実行されるのはWebアプリのWhiteboardなので機能に制限はありますが、Web会議でとっさに立ち上げるのであれば十分です。

Web会議中にメンバーとホワイトボードを共有するには、会議中のツールバーにある「コンテンツを共有」ボタンをクリックします。しばらくすると新規のホワイトボードが起動します。過去に作成したファイルを開く機能はいまのところ(2021年1月現在)実装されていないので、毎回新しいホワイトボードが作成されます。

Web会議の画面からWhiteboardを起動できる

画面右上にある「アプリで開く」をクリックすると、作成されたホワイトボードをWindows版やiOS版のアプリで開くことができます。会議中でもホワイトボードの高度な機能を利用したい場合や、過去に作成したホワイトボードを開きたい場合には、別ウィンドウで起動するWhiteboardアプリを利用します。

「アプリで開く」をクリックすれば、別ウィンドウでWhiteboardアプリを起動できる

Teamsのチャットやチームにも、ホワイトボードを追加できます。上部のツールバーから「+」をクリックしてタブを追加し、表示された一覧から「Whiteboard」をクリックします。ホワイトボードをタブとして追加しておくと、アイデアを思い付いた際にメモを貼っておくといった使い方が可能です。

まとめ

・Microsoft Whiteboardは、オンラインで共有可能なデジタルホワイトボード
・マイクロソフトアカウントがあれば誰でも無料で利用可能
・Teamsのアプリ内でも利用可能(ただしWebアプリなので機能制限あり)

https://hypervoice.jp/whiteboard_webmeeting_brainstorming2/

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