この記事の前編では、「Microsoft Whiteboard」が、離れた相手とも共有可能なデジタルホワイトボードで、Web会議にも最適であることを紹介しました。今回は、さらにWhiteboardの便利な使い方を紹介します。

便利なテンプレートを使いこなそう

Whiteboardには、「ブレインストーミング」「かんばん」「SWOT」などのさまざまなテンプレートが提供されています。Web会議ではホワイトボード活用のタイミングをつかみにくいこともありますが、こうしたテンプレートが会議を活発化するきっかけになることもあります。

現在は12種類のテンプレートが提供されていますが、おそらく今後もさまざまなテンプレートが追加されていくことが予想されます。

ブレインストーミングのテンプレートは、メモグリッド、議題のリスト、フォローアップリストなどで構成されています。

「ブレインストーミング」のテンプレート

作業を可視化し、進行を妨げるタスクを特定する「かんばん」のテンプレートは、主にメモグリッドで構成されています。メモにタスクを書き込み、必要に応じて「未処理」「進行中」「完了」などのフェーズ間に移動させて使用します。

「かんばん」のテンプレート

SWOT分析とは、「強み (Strengths)」「弱み (Weaknesses)」「機会 (Opportunities)」「脅威 (Threats)」の要素から企業の内部環境と外部環境を分析し、マーケティングや経営などの意思決定を行うビジネスフレームワークです。SWOTのテンプレートもメモグリッドを中心に構成されており、メモに各要素を書き込んで利用します。

「SWOT」のテンプレート

Whiteboardをカスタマイズ

画面右上にある設定メニューをクリックして表示される設定画面からは、もっと便利にWhiteboardを利用できる機能を有効にできます。

画面右上の設定メニューをクリックすると、

設定画面が表示される

「背景の形式」をクリックすると、ホワイトボードの背景色、グリッドや罫線などを設定することができます。

ホワイトボードの背景色、グリッドや罫線の有無なども設定可能

その他にも設定画面からは、ホワイトボード全体のクリアや、ツールバーの位置などが設定できるようになっています。

フリーハンドで描いた図形を自動で成形

「インクを図形に変換」をONにすると、フリーハンドで描いた三角や四角といった図形が自動的に成形された図形に変換されます。

フリーハンドで描いた図形を自動的に成型してくれる

「インクをテーブルに変換」をONにすると、フリーハンドで描いた表が、自動的にテーブルのオブジェクトに変換されます。テーブルに変換されたオブジェクトは、列や行を簡単に追加/削除することができるようになります。

フリーハンドで描いたテーブルを自動的にテーブルのオブジェクトに変換できる

列や行の追加/削除も簡単にできる

WebアプリとWindows版やiOS版のアプリの違い

ブラウザから見るWebアプリやTeamsアプリ内で見るホワイトボードと、Windows版やiOS版のアプリには機能に差があります。

そのため、Windows版やiOS版のアプリでしかサポートされていないオブジェクトをTeamsアプリやWebブラウザで見ると、「このオブジェクトは表示されません」というメッセージが表示されます。また、図形の配置やインクの色なども、微妙にWindows版やiOS版のアプリとは異なることがあるので、相手がWebアプリしか使えない場合には注意が必要です。

Windows版のアプリから見えるホワイトボード

Teamsアプリの会議画面から見えるホワイトボード

なお、過去に作成したホワイトボードは、以下のサイトにアクセスすると一覧で表示されます。Webアプリしか使えない環境で、Teamsの会議終了後にホワイトボードを確認するには、この一覧から該当するホワイトボードをクリックします。

また、WebアプリからWindows版やiOS版のアプリで開くには、「アプリで開く」をクリックします。まだアプリをインストールしていない場合には、ダウンロードサイトに移動することもできます。

デジタルホワイトボードでWeb会議を活性化

コロナ禍によって世界中でテレワークが常態化し、Web会議の機会も増えています。ところが、Web会議では、会議室で顔を合わせていた頃と比べると、積極的なディスカッションに発展しにくいと感じている人は少なくありません。

その原因のひとつに、直感的にアイデアや意見を視覚化できるホワイトボードを使っていないことが挙げられます。アイデアを書いた付箋をベタベタと貼り付けて行うブレインストーミング、チャートやテーブルを手描きしながらの説明、要点の整理など会議室でホワイトボードを使う機会は意外にたくさんあります。つまりホワイトボードは会議を活性化するための便利なツールなのです。

マイクロソフトが提供するWhiteboardは、無料で使えるデジタルホワイトボードアプリなので、誰でも気軽に利用することができます。しかも、現実のホワイトボードのような広さの制限がありません。テキスト入力、図版やファイルの張り付け、テンプレートの挿入、WordやPowerPointのドキュメントの挿入などデジタルホワイトボードならではの機能もたくさん搭載されているので、テレワーク以外でも活用できる場面は多いでしょう。

まずはWeb会議でWhiteboardを実際に利用してみることをお勧めします。チームとの相性がよければ、活性化した会議で生まれた斬新なアイデアを基に、新たなビジネスチャンスを創出することができるかもしれません。

まとめ

ブレインストーミングなど会議の用途に応じたテンプレートが提供されている
画像やファイルなどの挿入ができるのはWindows版やiOS版のアプリのみ
WebアプリとWindows版やiOS版のアプリではホワイトボードの見え方が違うことがある