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Wordのスタイルを覚えて社内統一テンプレートを作成しよう その1 スタイルとは

お客様に提出する資料や報告書をWordで作成した際、文書のフォントやレイアウトが担当者によって異なり統一感がない、ということはないでしょうか。あらかじめテンプレートを定めておけば、誰が作成した文書も同じレイアウトになり、このような問題を回避できます。そのために覚えておきたいのが「スタイル」です。この記事は2回にわたってお送りします。1回目は「スタイル」とは何なのかということ、2回目は具体的なスタイルの設定方法です。

※なお、Microsoft 365をベースにお伝えするため、ほかのバージョンではUIが異なる場合があります。

スタイルとは?

スタイルというのは、あらかじめフォント種類やサイズ、色、段落の配置や間隔などの書式設定をセットしてあるものです。

デフォルトでもセットされたスタイルは、「ホーム」タブ>「スタイル」で確認できます。

「標準」は游明朝・10.5ポイント、「見出し1」は游ゴシック・Light 12ポイントなどと設定されています。

文字を入力し、入力した文字列のどこかにカーソルを置いた状態で「見出し1」を選択すると、游ゴシック Light・12ポイントに更新。あるいは新しい行で「見出し1」を選択し、文字を入力しても同じフォントスタイルが適用されます。

このスタイル、Wordの入力画面上ではわかりませんが、裏ではタグが埋め込まれているので、各パラグラフや文字で同じスタイルを選択すれば必ず同じフォントスタイルになるのです。

ここで少し「裏」を覗いてみましょう。Wordを「Word XMLドキュメント(*.xml)」形式で保存すると、このようなタグで構成されているのが分かります。Wordの「.docx」はXML(Extensible Markup Language)というマークアップ言語がベースになっているのです。

スタイルを利用すべき理由

もし、スタイルを「標準」のままで、部分的にフォント種類やサイズを変えたり、色を付けたりすると、同じ「標準」スタイルでもさまざまなフォントのものが混在することになってしまいます。

また、このように一つひとつの段落ごとで設定をしていると手間がかかるうえ、再現性が悪くなります。

本文を作成するときは「標準」、大見出しは「見出し1」、一部強調したいときは「強調斜体」などと決めておきましょう。そうすると、該当の段落または文字にスタイルをあてるだけで毎回同じフォント、サイズ等の設定が適用されます。

見出しは1から順番に使う

見出し部分は必ず「見出し1」「見出し2」…を使用しましょう。さらに、1から順番に使用することが大切です。これは「ナビゲーション」を見れば分かりますが、階層ごとに1、2、3…と設定されているためです。

※「ナビゲーション」は「表示」タブ>「表示」の「ナビゲーション ウィンドウ」にチェックを入れると表示されます。または、「Ctrl」+「F」キーを押しても開きます。検索窓の下に「見出し」「ページ」「結果」とありますので、「見出し」をクリックすれば以下のように見出し階層が表示されます。

見出しを設定した箇所の左には、黒い点(・)が表示されていますが、これは「次の段落と分離しない」という設定がされていることを示しています。

この設定があると、1ページの最後の行に見出しがきてしまった場合に該当の見出しが自動で次のページに移動され、見出しと本文が泣き別れすることを防げるのです。ちなみに、見出し1の設定詳細を見ると次のように表示されます。

また、見出し行にカーソルを置くと黒い三角が表示されますが、これをクリックすると見出し配下の内容が折りたたまれ、非表示になります。

見出し1の三角をクリックすると見出し2以下も全て非表示になり、見出し2の三角をクリックすると、見出し1配下はそのまま表示され、見出し2以下が全て非表示になる仕組みです。

スタイルを使っていれば目次作成も簡単に

スタイルの「見出し」を使用していれば、目次も簡単に作成できます。「参考資料」タブ>「目次」で「自動作成の目次 2」を選択したのが、以下の例です。

「ユーザー設定の目次」から自在に作ることも可能ですが、いずれにしてもスタイルを正しくあてていることが大切です。

「アウトライン機能」も確認

Wordは、どのような文書構成になっているのかを定義付ける「アウトライン」という機能もあります。これは、レベル1~9の階層と、本文に分かれています。

論文や小説などの長い文書のときに用いると便利な機能なので、オフィス文書ではあまり用いられることはないのですが、スタイル設定をしたときに階層がおかしくなっていないかなどのチェックにも使えますので、こういう機能があることも頭の片隅に入れておいてください。

アウトラインを確認したいときは、「表示」タブ>「表示」>「アウトライン」をクリックします。

表題と見出し1は同じ「レベル1」、副題と見出し2は同じ「レベル2」、見出し3は「レベル3」、標準は「文書」なので次のように表示されます。

見出し3で設定してある箇所を選択すると、左上に「レベル3」と表示され、その左右の矢印をクリックするとレベルの階層を変更可能です。レベル3からレベル4に下げると、「見出し4」スタイルの適用となり、レベル2に上げると「見出し2」スタイルに更新されます。

次回は、スタイルの設定方法についてご説明します。

まとめ

・毎回同じレイアウトの文書を作るなら「スタイル」を用いる
・見出しスタイルは、1から順番に使い、入れ子構造に
・アウトライン機能も覚えておくと便利

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