最近ワークフローシステムを導入して、ペーパーレス化が進んだという声をよく耳にします。出社率を抑えるためにテレワークが増えたことで、これまで紙で行っていた各種申請書や経費精算などの業務が滞ったことから、ワークフローシステムへの移行が進行しているのです。ワークフローシステムの内容とそのメリット、デメリットをご紹介します。

ワークフローシステムとは

ワークフローとは「仕事（Work）の流れ（flow）」、つまり「業務の一連の作業や手続き」のことを意味しています。たとえば、交通費や出張費などの経費精算業務におけるワークフローには、次のようなものがあります。

発生した経費を部門長に申請する
部門長は担当者からの申請内容を確認して承認し、経理担当者に申請する
経理担当者は申請内容を確認して承認し、経理部門長に申請する
経理部門長は申請内容を確認して最終承認し、その旨を通知すると共に経費を精算する

経費精算のワークフロー

企業によって担当部署や承認段階などに差はありますが、経費精算業務は概ねこのような流れになっています。もちろん、経費精算だけでなく、稟議書、見積書や請求書などさまざまな業務が、それぞれのワークフローに沿って処理されています。

こうしたワークフローでは、「申請書」や「見積書」など「書類」がやり取りされ、誰が承認したのかを明らかにするため、書類に押印（あるいはサイン）していく仕組みになっています。

このワークフローで仕様される書類を電子化し、承認や回覧できる仕組みが「ワークフローシステム」です。システム上で各種申請書を起票し、申請・承認・却下といった操作を実現するため、社内のペーパーレス化に大きく貢献します。

ワークフローシステムのメリットとデメリット

ワークフローシステムを導入すると書類は電子化され、ペーパーレス化が実現します。その結果、得られるメリットには次のようなものがあります。

書類の印刷コスト（紙、インク、印刷作業）を削減する
書類の保管・管理コスト（書類の保管場所、ファイリング）を削減する
捺印やサインのために出社する必要がない（自宅や外出先でも申請・承認・却下が可能）
書類の手渡しや郵送が不要で、決裁時間を短縮できる
申請・承認のルールを明確化して内部統制を強化できる
検索性が向上する
ワークフロー状況を可視化し、申請がどこで滞っているかを確認できる
紙の書類よりもセキュアに管理できる（書類の紛失防止、履歴管理、アクセス管理が実現する）

このように、ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化のメリットを享受できる以外にも、書類チェック、ワークフローの状況確認、履歴管理、アクセス管理などさまざまな機能によって、決裁にかかる時間の短縮、業務効率の改善、安全な書類管理を実現できます。

導入するシステムやサービスによっては、会計システムや人事システムなど社内の基幹システムと連携し、各種申請データを活用することも可能です。

一方で、次のようなデメリットもあります。

システム導入コストや運用コストがかかる
申請方法が大きく変わるため、従業員が慣れるまでに時間がかかる
利用するデバイスやサービスのセキュリティ機能を充実させる必要がある
ITリテラシーの低いユーザーがセキュリティホールになる可能性がある