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ワークフローシステムを導入してペーパーレス化を図る

最近ワークフローシステムを導入して、ペーパーレス化が進んだという声をよく耳にします。出社率を抑えるためにテレワークが増えたことで、これまで紙で行っていた各種申請書や経費精算などの業務が滞ったことから、ワークフローシステムへの移行が進行しているのです。ワークフローシステムの内容とそのメリット、デメリットをご紹介します。

ワークフローシステムとは

ワークフローとは「仕事(Work)の流れ(flow)」、つまり「業務の一連の作業や手続き」のことを意味しています。たとえば、交通費や出張費などの経費精算業務におけるワークフローには、次のようなものがあります。

  • 発生した経費を部門長に申請する
  • 部門長は担当者からの申請内容を確認して承認し、経理担当者に申請する
  • 経理担当者は申請内容を確認して承認し、経理部門長に申請する
  • 経理部門長は申請内容を確認して最終承認し、その旨を通知すると共に経費を精算する

経費精算のワークフロー

企業によって担当部署や承認段階などに差はありますが、経費精算業務は概ねこのような流れになっています。もちろん、経費精算だけでなく、稟議書、見積書や請求書などさまざまな業務が、それぞれのワークフローに沿って処理されています。

こうしたワークフローでは、「申請書」や「見積書」など「書類」がやり取りされ、誰が承認したのかを明らかにするため、書類に押印(あるいはサイン)していく仕組みになっています。

このワークフローで仕様される書類を電子化し、承認や回覧できる仕組みが「ワークフローシステム」です。システム上で各種申請書を起票し、申請・承認・却下といった操作を実現するため、社内のペーパーレス化に大きく貢献します。

ワークフローシステムのメリットとデメリット

ワークフローシステムを導入すると書類は電子化され、ペーパーレス化が実現します。その結果、得られるメリットには次のようなものがあります。

  • 書類の印刷コスト(紙、インク、印刷作業)を削減する
  • 書類の保管・管理コスト(書類の保管場所、ファイリング)を削減する
  • 捺印やサインのために出社する必要がない(自宅や外出先でも申請・承認・却下が可能)
  • 書類の手渡しや郵送が不要で、決裁時間を短縮できる
  • 申請・承認のルールを明確化して内部統制を強化できる
  • 検索性が向上する
  • ワークフロー状況を可視化し、申請がどこで滞っているかを確認できる
  • 紙の書類よりもセキュアに管理できる(書類の紛失防止、履歴管理、アクセス管理が実現する)

このように、ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化のメリットを享受できる以外にも、書類チェック、ワークフローの状況確認、履歴管理、アクセス管理などさまざまな機能によって、決裁にかかる時間の短縮、業務効率の改善、安全な書類管理を実現できます。

導入するシステムやサービスによっては、会計システムや人事システムなど社内の基幹システムと連携し、各種申請データを活用することも可能です。

一方で、次のようなデメリットもあります。

  • システム導入コストや運用コストがかかる
  • 申請方法が大きく変わるため、従業員が慣れるまでに時間がかかる
  • 利用するデバイスやサービスのセキュリティ機能を充実させる必要がある
  • ITリテラシーの低いユーザーがセキュリティホールになる可能性がある

システムの導入コストや運用コストには、ハードウェアやソフトウェアの購入・運用、あるいはサービスのサブスクリプションという目に見えるコスト以外にも、操作に慣れるまで生産性が低下する見えないコストが存在しています。

どのようなシステムでも言えることですが、あたらしい仕組みを導入する際、どうしても現場は一時的に混乱します。そのため、試験的に一部の部署でのみ導入して様子を見る、十分なトレーニング期間を設ける、マニュアルなどのサポートが充実したシステムを導入するなど事前に十分な対策を検討する必要があります。

また、ワークフローシステムは、セキュアな環境から利用することが大前提です。脆弱なセキュリティ環境でワークフローシステムを利用した結果、見積額や付随書類などが外部に流出してしまうなどの被害を受ける可能性もあります。そのため、システムを選ぶ際にはセキュリティの面もチェックする必要がなります。

どのワークフローシステムを選べばいいのか

ワークフローシステムの適用業務は、経費精算、営業支援、請求書(見積・納品・請求)、勤怠管理、給与計算など多岐に渡っています。

ワークフローシステムの選定ポイントは、業種・業態、あるいはシステム化するワークフローによって異なりますが、やはり安心・安全のために利用者数の多い仕組みを導入すると良いでしょう。特に業種特有のルールが多い場合には、同じ業界の企業での導入事例の多いものを選ぶ方が無難です。

情報システム部門に余裕がない、あるいは専任の情報システム担当者が不在の企業では、オンプレミスのシステムではなく、クラウドサービスを選択する方が運用面で有利です。

最近はオンプレミスでも有名なソフトウェアベンダーが、同じブランドのクラウドサービスを提供していることもあり、オンプレミスからクラウドに移行するメニューが提供されていることもあります。

また、勤怠管理などのワークフローシステム、工事現場などのフィールドワークで利用するシステム、外出先からのアクセスが多い営業支援のシステムなどでは、スマートフォンやタブレットからの利用や位置情報の取得に対応しているかどうかが選定のポイントになることもあります。

その他に、kintoneなど自社でワークフローシステムを構築できるようなサービスもあります。企業独自のルールがあっても柔軟に対応できる一方で、ある程度のIT知識と運用の人材が必要になるため、対応可能な人材が在籍している、あるいは依頼できる外部のパートナーがいる場合には検討してみても良いでしょう。

いずれにしても、自分たちの仕事や働き方に合った仕組みを導入できるかどうかが重要です。

まとめ

・テレワークでワークフローシステムの導入が増えている
・やり取りする書類を電子化するワークフローシステムで、ペーパーレス化が促進する
・ペーパーレス化以外にも、ワークフローシステムにはメリットが多い

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