Zoomでミーティングをするための設定から予約方法・開催まで
オンラインミーティングツールとして定着してきているZoom。招待されたミーティングに参加したことはあっても、自分がホストになって開催したことがない、という人もいるのではないでしょうか。初めてミーティングを開催する場合の設定方法について、確認してみましょう。
Step1 サインアップする
招待されたミーティングに参加する場合は登録が不要ですが、自分でミーティングを開催する場合はまずサインアップします。
1.Zoomのサイト＜https://zoom.us/jp-jp/meetings.html＞で、メールアドレスを入力し、［サインアップは無料です］をクリックします。
2.ポップアップ画面で、生年月日を選択し、［続ける］をクリックします。
3.次の画面で、表示された文字を入力し、［確認］をクリックします。
4.メールが送信されるので、指定したメールアドレスのメールを開き、［カウントをアクティベート］をクリックします。
5.画面が表示されたら、氏名とパスワードを入力し、［続ける］をクリックします。
- Zoomに登録できるのは16歳以上という規定があるため、「Are you signing up on behalf of a primary or secondary(K-12) institution?」という質問項目が設けられています。高校生までのユーザーの代理で申し込む場合のみ、［はい］を選択します。
- ［続ける］をクリックすると、［仲間を増やしましょう］という画面に遷移しますが、グループを同時に作る場合以外は空欄で構いません。
以上で、サインインは終了です。
次に、ミーティングを開催してみましょう。
Step 2 ミーティングを開催する
リアルタイムでミーティングを行うときは、以下の手順で設定します。
- 画面右上の［ミーティングを開催する］から、会議中の画面表示を選択します。
- ビデオはオフ：参加者のビデオ（顔）を表示しない
- ビデオはオン：参加者のビデオ（顔）を表示する
- 画面共有のみ：PCの画面やホワイトボードを表示する
ビデオのオン／オフ、画面共有はミーティング中に変更できます。
Zoomクライアントが自動でインストールされます。
2.［他の人を招待する］をクリックします。
3.招待を送るメーラーを選択して、メールで招待を送ります。
- Zoomに連絡先が登録されている場合は、［メール］を［連絡先］に切り替え、表示された画面から招待メッセージを送ります。
- チャットなどで招待する場合は、［招待リンクをコピー］または［招待のコピー］をクリックし、ペーストします。
［招待リンクをコピー］は、ミーティングのURL、［招待のコピー］はURL、ミーティングID、パスコードがコピーできます。
Step 3 ミーティングをスケジューリングする
先のミーティングをあらかじめスケジューリングしておく場合は、以下の手順で設定します。
- トップ画面の［プロフィール］をクリックして、プロフィール画面を表示します。
- ［ミーティングをスケジュールする］をクリックします。
3.開催日時や必要事項を記入し、［保存］をクリックします。
- 定期ミーティング：日、週、月単位で同時刻にミーティングを開催するときに設定します。
- パスコード：設定すると、パスコードを知っている人以外はミーティングに参加できません。
- 待機室：参加者を確認・制御したいときにチェックを付けます。
- ホストの前の参加を有効にする anytime：ミーティング開催者より先に参加者が入室できるようにします。
- 入室時に参加者をミュートにする：参加者をミュートにします。
- ミーティングをローカルコンピュータに自動的にレコーディング：自動で自分の端末に録画します。
4.［招待状のコピー］をクリックして会議をコピーし、メールやチャットツールにペーストして参加者に知らせます。
ミーティングの内容は画面編集・削除もできます。
まとめ
・ホストとしてZoomミーティング開催するときはまずサインアップを。
・ミーティングは、リアルタイムでの開催と予約での開催が可能
いまさら聞けないWeb会議のキホン
テレワークが広まるにつれて社内の打ち合わせやお客様との商談をWeb会議でおこなう機会が増えています。対面の会議とはまったく違う作法にとまどうことも多いのではないでしょうか。
