Zoomでオンライン会議をするために知っておきたいテクニック
オンライン会議は、対面に比べて情報が正確に伝わりにくい、効率が悪いなどと感じている企業もあるのではないでしょうか。でも、Zoomの機能を使いこなせば、充実した内容での会議も可能になります。
覚えておきたいZoomの機能
まず、使いこなしたいのは画面の共有です。あらかじめ用意した資料をお互いに画面上で確認しながら話を進めれば、情報は正確に伝わります。表示している画面にコメントを書き込んだり、ホワイトボードを表示して議事録を作ることもできます。
音声では伝えにくい文字情報や、ページ数の多い資料などは会議をしながらZoomのチャット機能で即時に送ることが可能です。
また、Zoomには、会議の途中で小グループに分かれてセッションする機能もあります。
こういった機能の使い方や設定を確認してみましょう。
会議中に画面を共有する
画面共有には、1.自分のデバイスに表示されている画面の表示、2.フォルダーにある資料の表示、3.ホワイトボードの表示の3種類があります。それぞれ、画面上にコメントを付けることができます。
・PCに表示されている画面を共有する場合
1. Zoom画面の下にある［画面の共有］をクリックします。
画面の共有を誰が行うのかを設定する場合は、［画面の共有］の右の
をクリックして選択します。
2. 開いているファイルやWebページを共有する場合は、上部の［ベーシック］を選択し、その下の［画面］を選択すると、共有できる画面のサムネールが表示されます。共有したい画面のサムネールを選んで、右下の［共有］をクリックすると、画面が共有されます。
以下に該当するときは、チェックを入れてから共有します。
- コンピューターの音声を共有：コンピューターから出る音声も共有します。
- 全画面クリップ用に最適化：ビデオクリップを全画面で表示します。参加者の顔のサムネールなどは表示されません。
3. 画面にメモなどを書き込みたいときは、画面上部のバーにある［コメントを付ける］をクリックします。
4. ツールバーが表示されるので、ツールを選んで画面に書き込みます。
［保存］をクリックすると、書き込んだ資料が画像として保存されます。
・PC内のファイルを共有する場合
クラウドにあるファイルを共有することもできます。
- ファイル共有画面で［ファイル］＞該当のフォルダー＞［共有］をクリックして共有したいファイルを選択します。Dropbox、OneDriveなどのクラウドは、ログインしてZoomと連携させる必要があります。
- ［Share screen］をクリックします。
・ホワイトボード機能を使う場合
用意した資料がなく、メモだけ共有したいときにはホワイトボード機能を使うと便利です。ファイル共有画面で、上部の［ベーシック］を選択し、［ホワイトボード］＞［共有］をクリックします。
チャットとファイル共有で情報を補う
音声がよく聞こえない場合や、参考URLなどを伝えたいとき、資料を送りたいときにはチャット機能が便利です。
画面の下方の［チャット］をクリックすると、チャット欄が表示されます。
送信先は、デフォルトで全員になっています。参加者個別にメンションしたいときは、該当の参加者を選択します。［ファイル］をクリックすると、ファイルが送信できます。
オンライン会議中にグループセッションを行う
Zoomのユニークな機能の1つが「ブレークアウトセッション」。
大人数で会議をしているとき、途中でグループに分かれての話し合いができるものです。
オンライン会議開催前に、Zoomの設定画面でブレイククアウトセッションを有効にします。左の［設定］＞［ミーティングにて（詳細）］＞ブレイクアウトルームをオンにします。
ミーティング開催中に、［ブレークアウト セッション］をクリックし、グループを作成してメンバーを割り当てます。ブレークアウト セッションからは、いつでも元の会議に戻れます。
その他、覚えておきたい機能
大人数での会議になると、通信量が増えてビデオや音声が不安定になることもあります。
そういうときは、ビデオを切ると通信量を減らすことができます。また、雑音が入らないように、話者以外はマイクをミュートにすることをおすすめします。
画面下の［ミュート］［ビデオの開始］をオン／オフにすることで設定できます。
大切な会議の内容を残しておきたい場合や、会議の欠席者に内容を伝えたいときは、録画機能が使えます。画面下の［レコーディング］をクリックするだけで会議が録画でき、デバイスやクラウドに保存しておけます。なお、録画する時には参加者に口頭でも通知するようにしましょう。
まとめ
・オンライン会議では、画面の共有機能が便利
・文字情報や資料はチャット機能で送信
・会議中に小グループに分かれてのセッションも可能
コミュニケーションを見直して会議時間を削減しよう
1週間の業務を振り返って、会議に使っている時間が長いと感じることはありませんか？ 会議に出席している時間はもちろん、必要な資料の作成や終わった後の議事録作成なども含めると、１つの会議のためにたくさんの時間を費やしていることに気づくかもしれ…
